Durante el pasado año se han aprobado varias medidas que alterarán sustancialmente la práctica notarial relacionada con la autenticación de firmas en docummentos privados, tambien conocidas en Puerto Rico como «testimonios» o affidavits.

Durante el 2011 entró en vigor la radicación de índices por via electrónica a la Oficina de Inspección de Notarías (ODIN). Como parte del trámite, la radicación conlleva el pago de derechos de $3 por cada testimonio mediante pagos electrónicos, pagaderos conjuntamente con la radicación del índice mennsual. Hasta el presente no ha entrado en vigor el mecanismo del pago electrónico. Para ver el texto de la Instrucción #21, hacer CLICK aquí.

A inicios del 2012 se ha aprobado la Ley 8 de 4 de enero de 2012, que requiere que se adhiera un sello al original del documento que contiene la firma que ha sido autenticada y otro sello a cancelarse al lado de la nota concisa que se crea en el registro de testimonios. Para ver el texto de la Ley, haga clickaqui .

El uso del doble sello entrará en vigor a partir del 4 de julio de 2012. La ODIN ha emitido una carta de notificación sobre la forma de dar cumplimiento con la ley. Para ver la Notificación hacer click aquí. Se dispone que se puede cumplir con la Ley 8 comprando el nuevo sello impreso, colocando el original (el sello pequeño) en el libro de registro de testimonios y colocando el «recibo» (el sello grande) en el documento que el declarante firma y se lleva, ya sea al frente o al dorso. En el caso de traspasos de vehículos de motor, puede graparse en vez de adherirse.

Acaba de aprobarse la Ley 83 de fecha 8 de mayo de 2012 que aumenta el costo del sello que debe cancelarse en el otorgamiento de cada testimonio a $5. Para er el texto de la ley, hacer CLICK aquí.. Esta ley entrará en vigor a partir del 8 de noviembre de 2012.

Conocemos que el Departamento de Hacienda se encuentra en proceso de implantar el mecanismo de pagos electrónicos que sustituirá todos los sellos y comprobantes que se utilizan al presente.

El efecto de la Ley 8 del «doble sello» es que el notario deberá tener disponile en su oficina un inventario de sellos dobles para poder completar el trámite de otorgamiento de un testimonio. En vez de aprobar esta ley 8, habría sido preferible esperar a que entrara en funcionamiento el mecanismo de pago por vía electrónica previsto en el sistema de radicación de índices REN que produce el mismo flujo regular de fondos para la Sociedad de Asistencia Legal sin los inconvenientes. De hecho, deberá coordinarse esta Ley 8 con REN para evitar que los notarios que lo utilizan tengan un doble pago por el mismo testimonio.

Se prevé que ODIN promulgará «Instrucciones» que regularán la forma de cancelar y adherir los sellos y aranceles por el otorgamiento de testimonios.