Orientación al Público

La función del notario en Puerto Rico

y el costo de sus servicios

¿Cuál es la función del notario?

¿Cuáles son los costes en comparación con otros sistemas?

¿Cuáles son los costos para el consumidor?

¿Cuánto cuesta la intervención del notario?

¿Para qué sirve el notario?

¿En qué operaciones interviene el notario?

¿Cuál es la función del Notario?

El notario es un profesional del derecho que la Ley ha encomendado con la función de dar Fe pública a las transacciones que ante él se otorguen. Nuestra ley lo define como…

“ El notario es el profesional del Derecho que ejerce una función pública, autorizado para dar fe y autenticidad conforme a las leyes de los negocios jurídicos y demás actos y hechos extrajudiciales que ante él se realicen, sin perjuicio de lo dispuesto en las leyes especiales. Es su función recibir e interpretar la voluntad de las partes, dándole forma legal, redactar las escrituras y documentos notariales a tal fin y conferirle[s] autoridad a los mismos. La fe pública al notario es plena respecto a los hechos que, en el ejercicio de su función personalmente ejecute o compruebe y también respecto a la forma, lugar, día y hora del otorgamiento.” Ley 75 de 1987, 4 LPRA sec. 2002. Ver In re Héctor Alvarado Tizol, 122 D.P.R. 587 (1988).

En el desempeño de sus funciones el Notario otorga documentos publicos. Nuestro sistema de derecho le atribuye gran importancia al documento público. La Ley Notarial de Puerto Rico en su artículo 13 y siguientes, expresa:

Artículo 13 (4 L.P.R.A. sec. 2031) : “Es escritura matriz la original que el notario ha de redactar sobre el contrato o acto sometido a su autorización, firmada por los otorgantes, por los testigos instrumentales, o de conocimiento en su caso, firmada, signada, sellada y rubricada por el mismo notario.

Los instrumentos públicos comprenden las escrituras públicas y las actas, bien sea original o en copia certificada.”

Art. 14 (4 L.P.R.A. sec. 2032) “ Los notarios redactarán las escrituras públicas de acuerdo con la voluntad de los otorgantes y adaptándola a las formalidades jurídicas necesarias para su eficacia.”

Las partes de un contrato pueden válidamente negociar y pactar en privado los términos de sus negocios. Sin embargo, si estos mismos términos se incorporan a un documento público, estos llevan consigo una presunción de legalidad y un peso probatorio que no tienen los meros pactos privados.

En el mundo de hoy existen tres tipos de documentos para darle formalidad al tráfico jurídico: el documento público, el documento privado y el documento administrativo. Entre estos, no cabe ninguna duda de que el de documento público o notarial es el más extendido. Es el adoptado por los países de la Unión Europea (con la excepción de Gran Bretaña, Irlanda y Dinamarca), por la mayoría de los antiguos estados comunistas (incluida Rusia), por los países Iberoamericanos y por otros en Africa y Asia (como por ejemplo, Japón) hasta un total de 71 naciones. Además, este sistema se encuentra en franca expansión. Así, los antiguos países comunistas, al plantearse un sistema que permitiese un desenvolvimiento más eficaz de las relaciones jurídicas en los nuevos sistemas democráticos de libre mercado, y tras los correspondientes estudios, optaron por el sistema notarial latino. Esta expansión continúa, como lo demuestra la admisión en la Unión internacional del Notariado Latino en octubre de 2003 de la República Popular China, y los diversos estudios que se vienen realizando en los Estados Unidos para incorporar la práctica del “Civil Law Notary”.

La idea fundamental que está detrás del sistema es que el Estado delega en el profesional que los particulares libremente escogen para que les asesore y medie en sus negocios privados, la facultad de autentificar con una eficacia especial, probatoria y sustantiva, los documentos en que interviene. La persona autorizada por nuestra ley a otorgar documentos privados es el NOTARIO.

Todo el peso que nuestra Ley le atribuye al documento se justifica ya que el público requiere mayor seguridad en sus transacciones. Se ponen la confianza en el carácter de profesional, especialista en Derecho privado, del Notario. Es decir, en su carácter de asesor jurídico, interprete y configurador de la voluntad de las partes. El notario no es un mero testigo de la transacción, sino que tiene la obligación de Ley de compentetrarse de la transacción y asesorar a las partes de las conseuencias de los términos, de modo que la voluntad sea una verdaderamente informada.

“Los Notarios son a la vez profesionales del Derecho y funcionarios públicos, correspondiendo a este doble carácter la organización del Notariado”. Este doble carácter que resulta inseparable, pues de no contar con cualquiera de esas dos características se le impediría al Notario cumplir la función que el Estado y la sociedad le encomienda.

El control de legalidad es la principal función del notario puertorriqueño, y es espina dorsal de los sistemas de Notariado de tipo latino. El Notario debe comprobar que los negocios queridos por las partes reúnen los requisitos exigidos por la Ley. Debe adecuar a la legalidad lo que los particulares pretenden, para lo cual es requisito previo e imprescindible interpretar y traducir jurídicamente una voluntad muchas veces expresada de una manera imprecisa. En definitiva, debe dar forma adecuada, clara y legal al negocio que interesan los particulares.

Uno de los efectos de la función del notario es el de evitar los litigios. Si a pesar de ellos surgieran los litigios, en aquellos casos en que ha intervenido un notario y exista un documento notarial, se facilitará la solución del mismo.

De hecho, países como España que siguen el sistema notarial latino disfrutan de un nivel de litigiosidad mucho más reducido que los países que siguen el sistema sajón, especialmente en las relaciones jurídicas privadas en las que se produce la intervención notarial. Podemos, al respecto, citar la conocida frase de Joaquín Costa: “Notaría abierta, juzgado cerrado”.

Existen características comunes el notario de tipo latino en los países que tienen este sistema. El Parlamento Europeo, en una Resolución de fecha 19 de enero de 1994 relativa a la “Situación y Organización del Notariado en los doce Estados Miembros de la Comunidad Europea”, destacó las notas que deben ser comunes a la profesión:

1. Delegación especial del poder del Estado para asegurar el servicio público de la autenticidad de los contratos y de las pruebas;

2. Actividad independiente que se ejercita en el marco de un cargo público, bajo la forma de una profesión liberal, pero sometida al control de los poderes públicos en cuanto a la observancia de las normas referentes al documento notarial y a la reglamentación de las tarifas en interés de los clientes.

3. Función preventiva a la del Juez, encaminada a reducir los litigios y funciones de asesor imparcial.

Otra característica general de los Notariados de tipo latino es la existencia de un archivo de documentos originales que han sido otorgados ante él, o “protocolo”, de cuya custodia y conservación está encargado el Notario y en base al cual se expiden las copias.

¿Cuáles son los costos en comparación con otros sistemas?

En todos los países del mundo resulta necesario que de una forma u otra se lleven a cabo varias funciones al momento de concretar las transacciones entre las partes. Al comparar nuestro sistema con los que no tienen el documento público o notarial surge en otros sistemas lo siguiente:

a) Que es más caro para el consumidor, pues la inseguridad del sistema obliga, además de a la intervención de un mayor número de profesionales, a suscribir seguros para mantenerse a cubierto de todas las vicisitudes incontroladas en la negociación, cuyas primas son más altas que los honorarios notariales en los sistemas de documento público.

b) Que es más caro para la sociedad en general, pues la inseguridad comentada fomenta el constante recurso a los Tribunales de Justicia para que estos diriman las controversias suscitadas, o para que decidan si el pago del seguro es procedente, con lo elevadísimos costes privados y sociales que todo ello supone.

¿Cuáles son sus costos para el consumidor?

Como ha señalado el Catedrático de Derecho Mercantil de la Universidad autónoma de Madrid, Candido Paz-Ares, en los sistemas de documento público el Notario se configura como una de las principales respuestas tecnológicas al problema de los costos de transacción para el consumidor, ya que se concentran en la persona del Notario un sinnúmero de funciones esenciales de toda transacción en beneficio del consumidor:

a) En primer lugar, desempeña un papel de mediador, en la medida en que obtiene información relevante para los contratantes, asesora sobre la misma y comprueba su veracidad, lo que reduce a los particulares los costes correspondientes. Debemos enfatizar que en el desempeño de la función del notario no representa a ninguna de las partes, sino que es un asesor imparcial de la transacción en beneficio de ambos contratantes. La persona que acude a la oficina del notario no es su “cliente”, sino que es meramente el “requirente” de un servicio notarial, en beneficio de todas las partes y de la transacción.

Un ejemplo frecuente se observa en las transacciones de inmuebles, en las que se requiere recopilar un sinnúmero de datos relevantes mucho antes del otorgamiento de los documentos. Cuando se va a vender una propiedad de cualquier clase (sea una vivienda, un local comercial, una finca rústica…), el Notario pide al Registro de la Propiedad información sobre la titularidad y cargas inscritas de la misma con determinada antelación, y se garantiza por medio de una permanente comunicación con el Registro que la información esté siempre actualizada. Le informa a las partes sobre la existencia y sobre el alcance de las mismas y la forma de tratarlas como parte de la transacción.

b) En segundo lugar, el Notario desempeña muchas veces un papel de árbitro, al ayudar a conciliar aspectos que los particulares todavía tienen sin negociar cuando acuden a la notaría, muchas veces por desconocimiento.

Como ejemplo, esta circunstancia es frecuente en las herencias, en las que, debido a la complejidad de instituciones como las legítimas, pueden suscitarse incertidumbres que sólo un completo asesoramiento permite a los interesados resolver.

c) En tercer lugar, el Notario redacta la escritura, poniendo a disposición de las partes aquellos términos y condiciones relevantes, en los que clara y concisamente se expresan los términos deseados, en una redacción que resulta ser elaborada a través de la experiencia de muchos años y los que el Notario lo debe adaptar y modificar para aplicarlo a cada caso concreto.

d) En cuarto lugar, el Notario le atribuye al documento otorgado la “fe pública”, lo que asegura su cumplimiento, dejándolo listo para su ejecución. En una compraventa con precio aplazado, por ejemplo, en caso de falta de pago, las ventajas que le atribuye la Ley al crédito documentado en escritura pública colocan al acreedor en una situación ideal para obtener el cumplimiento.

e) Por último, el Notario conserva el original del documento en su poder por él autorizado, encargándose de su custodia y conservación, personalmente y a través de los archivos notariales por tiempo indefinido. Durante ese tiempo se conserva su contenido secreto, salvo para los interesados determinados por la ley, y al serle requerido, expide copias certificadas que equivalen en su eficacia al mismo original otorgado. Se puede imaginar lo que cobraría una empresa privada por realizar esta importante labor de custodia durante un tiempo tan prolongado. Durante todo ese tiempo, el notario está disponible para constatar o aún interpretar términos pactados y orientar a las partes sobre los efectos legales del documento otorgado. Esto resulta muy importante, especialmente si se toma en consideración el largo tiempo que toma la tramitación de los documentos en el Registro de la Propiedad de Puerto Rico, que en muchas ocasiones requiere la intervención y ayuda del notario para lograr su final inscripción, en ocasiones hasta 10 años después de su otorgamiento.

¿En que documentos interviene el Notario?

Pasemos a continuación a examinar algunos casos concretos de operaciones en las que interviene el Notario:

• La compraventa

En la compraventa, al igual que en los demás casos en los que intervengan varios contratantes, el Notario redactará el documento buscando el mayor equilibrio de intereses –sin perjuicio de ajustarse a las instrucciones de los interesados–. La función notarial asegura que la parte más necesitada o menos experta en asuntos de transacciones tenga el mejor y más completo asesoramiento sobre la transacción que va a realizar. Controlará la legalidad de lo pretendido y exigirá las autorizaciones y documentos que sean precisos.

De esta manera, el comprador siempre puede estar seguro de que adquiere con arreglo a la Ley, y con las deudas, carga y gravámenes que se han descrito, pues como hemos visto el Notario debe encargarse de comprobar la titularidad y el estado de cargas según el Registro.

• El préstamo hipotecario

La intervención del Notario resulta fundamental en las transacciones en que ser requiere la constitución de una hipoteca para garantizar el cumplimiento o pago de alguna obligación :

En primer lugar, constituye adecuadamente la garantía: la hipoteca. El notario coordina la obtención de la información sobre la condición de la propiedad en el Registro de la Propiedad y analiza el resultado del estudio de título. Comprueba que existan los requisitos de capacidad para el otorgamiento así como los documentos necesarios para evidenciar las autorizaciones que puedan ser necesarias La constitución de una garantía como la hipoteca permite a las entidades de crédito ofrecer sus préstamos a un precio (interés) menor, dada la gran seguridad que se les ofrece.

En segundo lugar, comprueba que las condiciones financieras ofrecidas en la oferta de la institución financiera han sido efectivamente trasladadas a la escritura y que ninguna de las cláusulas jurídicas pactadas suponen modificación o alteración de dichas condiciones.

En tercer lugar, advierte a los consumidores sobre el alcance de lo que están firmando y de las obligaciones que asumen, con el que desarrolla una labor de información que en este tipo de contratos de larga duración es importantísima.

• El testamento

El Notario le informará sobre todas sus posibilidades legales, pues no cuenta con igual libertad el casado con hijos que el soltero sin descendencia.

Una vez decidido por una especial atribución, el Notario adecuará su voluntad a las rígidas exigencias testamentarias, buscándo las fórmulas más correctas y precisas para que su voluntad produzca el efecto deseado, evitando cualquier error técnico que pueda dar al traste con lo pretendido y cualquier confusión o imprecisión que pudiera dar lugar a conflicto o controversia.

El original del testamento queda siempre bajo la custodia del Notario o de sus sucesores, evitando así los riesgos de pérdida, destrucción o sustracción (por ejemplo, por actos dolosos de familiares cercanos que se consideren perjudicados por el mismo).

Además, el Notario notifica al Registro de Testamentos del Tribunal Supremo de que se ha otorgado el testamento, sin indicación alguna sobre su contenido. Este Registro es secreto hasta el fallecimiento del causante, momento en que gracias a él se puede conocer cual fue el último testamento notarial del fallecido, lo que permite evitar errores que luego pueden resultar graves.

Como consecuencia de lo dicho, evite el testamento ológrafo (escrito por la propia mano del testador sin intervención del Notario). La falta de un adecuado asesoramiento, aunada a los riesgos de pérdida, sustracción u olvido, junto con la necesidad de su procolización en el plazo de cinco años desde el fallecimiento del testador a través de un procedimiento judicial, lo hacen desaconsejable salvo en casos muy especiales.

• Las capitulaciones matrimoniales

Nuestro ordenamiento jurídico permite a los cónyuges regular sus relaciones económico-matrimoniales como tengan por conveniente. El Notario le asesorará sobre las posibilidades más utilizadas, aconsejándole la más adecuada a su situación particular. En Puerto Rico, nuestra ley dispone que si no otorgan capitulaciones matrimoniales, el matrimonio se rige por la Sociedad Legal de Gananciales, que tiene amplia reglamentación en la ley y jurisprudencia. En esencia, este régimen económico dispone que todos los bienes y deudas pertenezcan en partes iguales entre los cónyuges. Sin embargo, la ley permite que este régimen se cambie, y con frecuencia los futuros contrayentes optan por el régimen de total separación de bienes, por virtud del cual, todos los bienes y deudas que se adquieren durante el matrimonio resulta ser exclusivamente de cónyuge que lo adquirió, y puede administrarlo o venderlo sin la participación del otro cónyuge. Este cambio de régimen solo puede lograrse mediante el otorgamiento, antes de la celebración del matrimonio, de una escritura de Capitulaciones Matrimoniales ante Notario.

• El poder

Un poder concedido en escritura pública faculta al apoderado a actuar en representación de otra persona con total eficacia dentro del ámbito de facultades concedido. El documento de Poder mediante escritura pública, autorizando la firma por una persona en representación de otra, resulta imprescindible cuando se van a otorgar transacciones sobre inmuebles. De ahí la importancia de precisar de una manera técnica y concreta el conjunto de facultades conferidas y de informarse sobre los correspondientes efectos. El completo asesoramiento que en este sentido le puede aportar el Notario puede ahorrar muchos problemas y disgustos.

• El acta

El Notario puede certificar y dar fe de hechos que le constan personalmente, o eventos que ocurren en su presencia, y los recoge y los perpetúa en un documento que se conoce como “Acta Notarial”. En el acta notarial se dan fe de determinados hechos cuya constancia incontrovertible puede resultar muy útil. Pensemos que la afirmación del Notario de que en un momento dado concurren determinadas circunstancias, sólo puede ser destruida o ignorada previa presentación de una querella criminal y consiguiente condena del Notario por falsedad.

Son muchísimos los hechos y circunstancias cuya existencia puede acreditarse mediante acta notarial, desde el resultado de un concurso o de un sorteo hasta los efectos de una inundación. Con frecuencia, la existencia de las pruebas preconstituidas por recogerse en acta notarial o bien evita que se tenga que acudir a los tribunales para resolver las controversias surgidas, o bien facilita en otro caso la solución de las mismas en el proceso.

La misma utilidad que las actas de presencia comentadas, tienen las de notificación y las de requerimiento, en las que se deja constancia a todos los efectos de que una persona ha recibido una determinada información o una solicitud o exigencia de otra, al margen de la eficacia específicamente señalada por la Ley para ciertos casos.

· El costo del servicio notarial:

Por la realización de todas estas funciones, y por todo el beneficio que percibe el consumidor como resultado de su intervención, el Notario percibe una cantidad fijada por la Ley, un arancel, según skurge del artículo 77 ede la Ley Notarial de Puerto Rico, Ley Núm. 75 del 2 de julio de 1987, 4 L.P.R.A. sec.2001 Allí se dispone los siguiente:

“Los notarios quedan autorizados a cobrar los siguientes honorarios por sus servicios notariales:

(a) Por el otorgamiento de documentos notariales de objetos valuables o que medie cosa o cantidad de valor determinable cuyo valor no exceda de diez mil dólares ($10,000), el notario podrá cobrar hasta la suma de cien dólares ($100).

(b) Por el otorgamiento de documentos notariales de objetos valuables o que medie cosa o cantidad de valor determinable cuyo valor exceda de diez mil dólares ($10,000), pero que no exceda de quinientos mil dólares ($500,000), el notario devengará honorarios equivalentes al uno por ciento (1%) de su valor.

(c) Por el otorgamiento de documentos notariales de objetos valuables o que medie cosa o cantidad de valor determinable cuyo valor exceda de quinientos mil dólares ($500,000), el notario devengará honorarios equivalentes al uno por ciento (1%) hasta dicha suma, más el medio por ciento (.5%) por exceso a dicha suma.

(d) Por el otorgamiento de documentos notariales no valuables, incluyendo declaraciones juradas, reconocimiento de firmas o afidávit, los honorarios se fijarán por acuerdo entre las partes y el notario.

(e) Por la expedición de copias certificadas de escrituras, se cobrará a base de la cuantía del documento, no incluyendo costas, gastos y desembolsos en la siguiente forma:

De 00.00 a $10,000.00 $15.00
de $10,001.00 a $500,000.00 $25.00
de $500,001.00 en adelante $40.00”

CONCLUSIÓN:

No podemos concebir nuestro sistema jurídico y económico puertorriqueño sin la constante y efectiva función del notario. Esta función garantiza la legalidad de las transacciones y provee la estabilidad y confianza en la vida económica de nuestro país. De no existir el notario, el Estado se vería forzado a proveer las mismas funciones a otras personas o entidades, y disponer la forma de compensarlos por sus funciones. En Puerto Rico la Ley dispone de un arancel fijo que compensa adecuadamente al Notario por las funciones que realiza y las responsabilidades que asume, mientras que garantiza el acceso al servicio notarial al consumidor, regulando el costo por el servicio que recibe.

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